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NILDE è un servizio di document delivery nato in ambito CNR per rendere più efficiente lo scambio di documenti tra biblioteche. Medici e ricercatori possono usarlo per accedere in modo legale ai paper scientifici che non sono disponibili attraverso la propria istituzione. In fondo all’articolo una guida su come registrarsi e usare NILDE.

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In questo articolo

  1. Che cos’è il document delivery
  2. Com’è nato NILDE
  3. Dalla sperimentazione alla rete NILDE
  4. Numeri, costi e strumenti per orientarsi
  5. Come si registra e come usa NILDE il singolo ricercatore
  6. Perché spesso il paper non arriva in formato PDF

Chi lavora nella ricerca deve avere un rapido e ampio accesso alla letteratura scientifica, a partire da quella del proprio settore. Questo è vero in particolare per il settore biomedico, dove la produzione di articoli è molto ampia e continua: secondo le statistiche della National Library of Medicine, PubMed ogni anno indicizza oltre 1,5 milioni di nuovi paper.

Una parte di questa letteratura è disponibile in open access, mentre gli articoli protetti da paywall possono essere consultati dai ricercatori attraverso gli abbonamenti delle biblioteche dell’università, dell’ospedale, dell’IRCCS o dell’ente di ricerca a cui si appartiene. Questi abbonamenti sono molto onerosi, quindi ogni biblioteca sottoscrive solo una parte delle risorse disponibili, scegliendo quelle più utili per la propria comunità di utenti e sostenibili per il proprio budget. Questo significa che un ricercatore non sempre potrà accedere alla letteratura di cui ha bisogno attraverso le risorse della propria istituzione.

Il paper non disponibile può essere recuperato dal ricercatore stesso in alcuni modi. Alcuni sono legali, come la richiesta di una copia agli autori; in altri casi si sceglie invece di violare il diritto d’autore affidandosi a shadow library che archiviano una grande quantità di ricerche e le diffondono illegalmente.

Il ricercatore ha però un’altra possibilità, completamente legale: sfruttare il document delivery, cioè il servizio attraverso cui una biblioteca cerca di reperire per un proprio utente un documento non disponibile nella collezione locale. Il funzionamento è simile a quello del prestito interbibliotecario, con la differenza che i paper scientifici o le parti di libro sono copie e non devono essere restituiti.

In Italia uno degli strumenti principali per farlo è NILDE, acronimo di Network for Inter-Library Document Exchange, una piattaforma web per il document delivery tra biblioteche. All’interno della community NILDE, le biblioteche condividono le proprie risorse bibliografiche in spirito di collaborazione reciproca e scambiano documenti nel rispetto della legge sul copyright e dei contratti di licenza con gli editori.

Le biblioteche hanno sempre condiviso le loro risorse, inclusa la letteratura scientifica, ma una volta questo processo era molto diverso. Fino agli anni Novanta, per reperire un articolo non disponibile nella propria biblioteca era necessario prima localizzare, attraverso cataloghi cartacei, quale biblioteca possedesse la rivista. Poi bisognava contattarla e chiedere la fornitura del documento. L’articolo veniva fotocopiato e spedito per posta o fax, con costi e tempi non trascurabili.

Con l’arrivo dei cataloghi informatizzati e degli scanner, si apre una possibilità nuova: individuare più facilmente le riviste possedute dalle biblioteche, digitalizzare una copia cartacea e inviarla elettronicamente, per esempio come allegato e-mail. Anche così, rimaneva comunque un processo laborioso.
Come racconta Silvana Mangiaracina, ideatrice di NILDE insieme a Roberto Ginnetti e oggi responsabile del team NILDE presso la Biblioteca Dario Nobili del CNR di Bologna, nella sola biblioteca dell’Area della Ricerca di Bologna a fine anni Novanta passavano migliaia di articoli l’anno, tra documenti richiesti ad altre biblioteche e documenti forniti ad altri enti.

«NILDE nasce dentro una biblioteca, a partire da un problema pratico: il document delivery esisteva già, ma richiedeva molte operazioni manuali. L’obiettivo era automatizzare il processo, tracciare le richieste, rendere più sicuro l’invio dei documenti e misurare la qualità del servizio», spiega Mangiaracina.

L’applicazione web NILDE viene sviluppata nella Biblioteca dell’Area della Ricerca di Bologna del Consiglio Nazionale delle Ricerche, nell’ambito di un progetto biennale finanziato dal CNR. La progettazione del software inizia nel 2000 e la prima versione viene usata in via sperimentale dal maggio 2001 dalla Biblioteca dell’Area di Ricerca del CNR di Bologna, che in questa fase è l’unica biblioteca a fornire documenti attraverso il sistema. Il prototipo viene poi presentato il 6 settembre 2001 al workshop “Document Delivery via Internet”, durante il quale le biblioteche interessate vengono invitate a provarlo.

I primi risultati della sperimentazione, presentati a Bologna nel maggio 2003, mostrano che il sistema risponde a un bisogno reale: in due anni partecipano oltre 400 biblioteche e vengono gestite quasi 14.000 richieste di documenti, con un alto tasso di successo. I dati mostrano però anche uno squilibrio: solo una minoranza delle biblioteche usa il sistema sia per richiedere documenti sia per fornirli. Questa sproporzione rende necessario passare dalla sperimentazione alla costituzione di una rete partecipativa.

Da gennaio 2004 entra in vigore il regolamento di NILDE, che definisce gli impegni delle biblioteche aderenti: reciprocità del servizio, visibilità dei posseduti, rapidità di risposta, scambio prevalentemente gratuito, rispetto della normativa sul diritto d’autore. Possono aderire biblioteche di enti pubblici o privati, purché senza scopi di lucro o commerciali.

In questa fase NILDE è ancora soprattutto uno strumento usato dalle biblioteche: sono loro a inserire e ricevere le richieste, fornire i documenti quando possibile e registrare le transazioni. Nel 2005, con la versione 3.0 del software, viene introdotto anche il modulo NILDE Utenti, che permette a studenti, docenti e ricercatori di gestire online la propria bibliografia e inviare alla biblioteca di riferimento una richiesta di document delivery attraverso il software.

Questo passaggio nasce anche dai bisogni del settore biomedico, dove i ricercatori devono reperire rapidamente la letteratura scientifica. Bibliosan, la rete delle biblioteche degli enti di ricerca biomedici afferenti al Ministero della Salute, adotta NILDE e ne rafforza l’uso nell’area biomedica.

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Le statistiche generali aggiornate indicano circa 900 biblioteche aderenti e 113.000 utenti attivi su NILDE. A oggi il sistema ha permesso di fornire agli utenti delle biblioteche circa 3 milioni e mezzo di documenti, di cui circa 130.000 nel 2025. Il tasso di successo del 2025, cioè la percentuale di richieste effettivamente soddisfatte, rispetto al totale delle richieste, è del 94%.

Le statistiche mostrano anche che, dalla nascita di NILDE, i tempi di fornitura del documento si sono progressivamente ridotti: se nel 2003 erano necessari alcuni giorni per il reperimento e il recapito, oggi in media basta mezza giornata.

Le biblioteche aderenti hanno accesso anche a statistiche più dettagliate. Infatti, come ribadisce Mangiaracina, «fin dall’inizio NILDE non serviva soltanto a scambiare documenti in modo più efficiente, ma anche a raccogliere dati sulla qualità del servizio offerto, sulle esigenze delle biblioteche e dei loro utenti».

Ogni biblioteca può tracciare l’andamento delle richieste, i tempi di giacenza, le modalità di evasione, i motivi per cui una richiesta non va a buon fine, le riviste e le monografie più richieste, le richieste per utente, qualifica o dipartimento e gli eventuali costi sostenuti fuori dalla rete NILDE.

Per gli utenti iscritti alle biblioteche aderenti a NILDE il servizio è gratuito. In alcuni casi, però, è necessario reperire materiale al di fuori della rete NILDE, per esempio da una biblioteca straniera. In queste situazioni può essere richiesto un pagamento. Durante la richiesta, l’utente può scegliere se accettare eventuali costi aggiuntivi oppure se chiedere di conoscere l’importo prima di decidere. I costi per lo sviluppo, la gestione e la manutenzione del software NILDE sono invece sostenuti dalla comunità delle biblioteche aderenti, che dopo il primo anno sottoscrivono un abbonamento.

Per seguire il servizio, il sito di riferimento è NILDE World, nato nel 2012 come sito web compagno di NILDE. Gli utenti possono trovare qui le informazioni più utili per orientarsi nella rete: ricerca delle biblioteche aderenti, indicazioni per la registrazione, FAQ, guide, tutorial e manuali d’uso. Per le biblioteche mette a disposizione regolamenti, materiali di formazione, aggiornamenti e documentazione operativa. È quindi il punto da cui partire sia per imparare a usare correttamente NILDE sia per restare aggiornati su un servizio che continua a evolversi insieme alla comunità che lo sostiene.

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«Il punto di partenza è sempre la biblioteca», chiarisce Mangiaracina. «Il ricercatore deve scegliere una biblioteca del network a cui afferisce o presso cui può essere accreditato. Sarà poi quella biblioteca ad abilitarlo e a gestire le sue richieste».

La registrazione avviene dal portale NILDE. L’utente cerca e seleziona la biblioteca, inserisce i propri dati e invia la richiesta di registrazione. Può creare un account tradizionale, con credenziali rilasciate dal sistema NILDE, oppure usare un account istituzionale con credenziali IDEM-GARR, se disponibili. Quando la biblioteca ha abilitato l’account, l’utente può inviare richieste di document delivery.

paper scientifici NILDE

Chi lavora in ambito medico può partire direttamente da PubMed. L’utente può copiare il PMID, cioè l’identificativo PubMed dell’articolo di interesse, e inserirlo nel modulo NILDE seguendo il percorso > Inserisci un nuovo riferimento > Articolo.

paper scientifici NILDE

Dopo aver incollato il PMID si clicca sull’icona Pubmed a fianco: il sistema importa automaticamente i metadati bibliografici disponibili. Fatto questo, l’utente può salvare il record nel reference manager o richiedere subito l’articolo.

paper scientifici NILDE

Un’altra strada è usare l’outside Tool di PubMed. L’utente accede a Pubmed da questo url https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/?otool=itnilde ed effettua la ricerca del documento. Aprendo il record di interesse l’utente trova sulla destra l’icona NILDE-Bibliosan.

Cliccando sull’icona, il ricercatore viene reindirizzato a NILDE e, dopo il login, troverà il modulo compilato per procedere al salvataggio o alla richiesta, come al punto precedente.

La biblioteca riceve la richiesta dell’utente, verifica il riferimento bibliografico, reperisce il documento nel network e comunica all’utente l’esito e le modalità di consegna.

Chi lavora quotidianamente con articoli scientifici è abituato al PDF: un file scaricabile, ricercabile, copiabile e spesso arricchito da link interni. Nel document delivery, però, l’utente spesso non riceve quel file.

Le licenze degli editori, infatti, in genere consentono il document delivery ma il più delle volte vietano la circolazione del PDF originale: viene chiesto alla biblioteca fornitrice di stampare una versione cartacea del file digitale originale dell’editore, che deve essere poi scansionata e inviata, come immagine o pdf non editabile, all’altra biblioteca. Attraverso NILDE questo è automatico: Il PDF dell’editore viene trasformato direttamente in un file, chiamato Digital Hard-copy, composto da immagini a bassa risoluzione delle pagine, simile a una stampa poi scansionata. Ma le licenze limitano anche il formato del documento che riceverà l’utente finale: il più delle volte si richiede che la biblioteca ricevente stampi il file e consegni una copia cartacea.

«Il punto non è se il sistema sia tecnicamente in grado di inviare un PDF», spiega Mangiaracina. «Il punto è verificare che cosa consentono la legge e la licenza: se l’invio elettronico all’utente non è permesso, la consegna deve avvenire su carta».

Come spiegano Ornella Russo e Silvana Mangiaracina nell’articolo “Perché non mi mandate il PDF?”, i bibliotecari conoscono bene il problema: chiedere a un utente di ritirare una copia cartacea di un documento nato digitale appare anacronistico e inefficiente. Ma, finché le licenze impongono queste condizioni, quello resta il perimetro entro cui le biblioteche possono fornire l’articolo rispettando il diritto d’autore. Per superare questa contraddizione servirebbero regole più adeguate al modo in cui oggi si accede alla letteratura scientifica, capaci di tutelare insieme i diritti degli editori, il lavoro delle biblioteche e le esigenze di chi fa ricerca.

Fonti: